Die alten Verschlagwortungen und Systematikstellen wurden, teilweise algorithmengestützt, durch in der Regel normdatenbasierte Verschlagwortungen entsprechend der aktuellen bibliothekarischen Datenerfassungspraxis ersetzt. Die erste Tranche (Personenkarteien, annähernd 375.000 Einträge) wurde von der Firma Jouve im Jahr 2009 abgeschlossen. Im Anschluss daran wurde als zweite Tranche die Bearbeitung des topographischen Teils (152.680 Katalogkarten) sowie der alphabetischen Abschnitte des systematischen Teils des Sachkatalogs (ca. 70.000 Katalogkarten) übernommen. Diese Operation wurde 2013 abgeschlossen. Die Konvertierung des verbleibenden Restes des Sachkataloges, i.e. des eigentlichen Systematischen Teils, wurde 2019 abgeschlossen, wobei die ZI-Bibliothek umfangreiche Redaktionsarbeiten übernahm. Es wurden 260 Katalogkästen mit 299.244 zu berücksichtigenden Karten konvertiert. Auf dieser Grundlage wurde die B3Kat-Datenbank des Bibliotheksverbundes Bayern schließlich im Sommer 2021 um eine Viertelmillion Schlagwortketten aus dem Zentralinstitut angereichert.

Der kubikat-Katalog (www.kubikat.org) ist durch dieses gänzlich vom Freistaat Bayern finanzierte Großprojekt für die fachliche Recherche noch interessanter geworden. Dies betrifft neben den Buchpublikationen zumal hunderttausende von Aufsatzkatalogisaten, suchbar nun nicht nur mit bibliographischen Informationen, sondern auch nach Themen: Personen, Topographie, Sachschlagwörter einschließlich des großen Bereiches der Ikonographie.